TCOFLEET BV met maatschappelijke zetel te Noorderlaan 133, 2030 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0717.968.462, RPR Antwerpen (hierna “Tcofleet” of “wij”), is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

 

Dit privacybeleid heeft als doel u op een transparante manier te informeren over de persoonsgegevens die TCOFLEET van u verwerkt, in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

 

TCOFLEET behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Het meest actuele privacybeleid kunt u steeds terugvinden op de website van TCOFLEET. U vindt hier de laatste datum van wijziging.

Dit privacybeleid werd voor het laatst gewijzigd op 3 mei 2023.

 

Contactgegevens

 

U kunt TCOFLEET contacteren via verschillende kanalen:

• Via de website https://www.tcofleet.be

• Per e-mail via info@tcofleet.be

• Per post via het hierboven vermelde adres.

U kan onze DPO contacteren via het e-mailadres privacy@tcofleet.be.

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we de volgende persoonsgegevens over u:

• Uw IP-adres.

• Gegevens met betrekking tot de beveiliging: beveiligingslogs, verbindings- en activiteitenlogs en de user agent van uw webbrowser.

• Wanneer u het ons toestaat, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van onze website (zoals bijvoorbeeld de pagina’s die u hebt geraadpleegd of het feit dat u onze website al eerder hebt bezocht). Wanneer u zich registreert voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij uw naam en e-mailadres. Wanneer u contact met ons opneemt via onze website, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens over u:

• Uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, de bedrijfsnaam van uw onderneming of de onderneming waarvoor u werkt en uw IP-adres.

• Persoonsgegevens (zoals bijv. uw telefoonnummer, het adres van uw kantoor, etc.) die door u vermeld worden in correspondentie met TCOFLEET.

 

Wanneer u het TCOFLEET SaaS-platform of een van onze klantenportalen gebruikt in het kader van uw dienstverlening, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens over u:

• Uw naam en voornaam, uw e-mailadres (gebruikersnaam), uw wachtwoord (geëncrypteerd), uw IP-adres, uw voorkeurstaal en in voorkomend geval uw functie.

• Informatie met betrekking tot uw onderneming of de onderneming waarvoor u werkt: bedrijfsnaam, maatschappelijke zetel of adres, btw-nummer, rechtsvorm, bankrekeningnummer(s), financiële dienstverlener. 

• Persoonsgegevens (zoals bijv. uw telefoonnummer, het adres van uw kantoor, etc.) die door u vermeld worden in correspondentie met TCOFLEET.

 

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wij hebben niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij deze hiervoor ouderlijke toestemming hebben gekregen.

 

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Klantenbeheer 

Om u te voorzien van informatie wanneer u ze opvraagt en om uw berichten te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.

 

Om ons toe te staan u promotieaanbiedingen en informatie over onze producten te sturen, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief of reclamefolder. In dit verband kunt u op elk moment gebruik maken van uw recht op bezwaar. Wij faciliteren de uitoefening van uw recht op bezwaar, bijvoorbeeld door middel van een duidelijk zichtbare afmeldlink aan het einde van een promotionele e-mail.

Om u informatie te sturen over de evolutie van onze producten en diensten. 

Om de kwaliteit van onze zakelijke relatie met u te verzekeren.

In het kader van onze financiële administratie en om u als klant een factuur of betalingsgegevens te bezorgen en uw betaling af te handelen.

• Direct marketing Om u als potentiële klant van te kunnen informeren over onze producten en om u in staat te stellen zich te registreren als klant.

Om u promotieaanbiedingen en informatie over onze producten te sturen, bijvoorbeeld door middel van een digitale nieuwsbrief of reclamefolder. In dit verband kunt u op elk moment gebruik maken van uw recht op bezwaar. Wij faciliteren de uitoefening van uw recht op bezwaar, door middel van een duidelijk zichtbare afmeldlink aan het einde van een promotionele e-mail.

 

Welke rechtsgrond wij hanteren om uw persoonsgegevens te verwerken

Wij waken steeds over de rechtmatigheid van de verwerking en verwerken uw persoonsgegevens slechts voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Dit is bijvoorbeeld het geval in het kader van het klantenbeheer en financiële administratie. Dit is ook het geval wanneer u het contactformulier invult en wij u bijgevolg willen contacteren voor een afspraak over één van onze producten.

• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van TCOFLEET

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.

Voor het versturen van elektronische post aan bestaande klanten of abonnees van wie wij de elektronische contactgegevens hebben verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst op zichzelf, baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op de mogelijkheid om aan direct marketing te doen.

In het kader van facturatie-, debiteuren- en klantenbeheer in het algemeen baseren wij ons in voorkomend geval op mogelijkheid om schulden in te vorderen zonder tussenkomst van de rechtbank. 

Wij maken in dit geval steeds een afweging met uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden en zien af van de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer uw belangen zwaarder doorwegen.

• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op TCOFLEET rust

 

In sommige gevallen kan de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor klantenfacturatie of in het kader van het voorkomen van fraude.

• U geeft TCOFLEET de toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken

 

Voor het versturen van direct marketing elektronische post vragen wij in bepaalde gevallen uw toestemming om persoonsgegevens te verwerken. Wanneer de verwerking op uw toestemming berust, heeft u steeds het recht om deze toestemming eenvoudig en kosteloos in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan.

 

Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

In het kader van onze dienstverlening en om bovenstaande doeleinden te kunnen nastreven, moeten we uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen delen met de volgende categorieën van ontvangers:

• Medewerkers van TCOFLEET die toegang tot uw persoonsgegevens nodig hebben en externe dienstverleners die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.  

• Verwerkers waarmee TCOFLEET samenwerkt om de kwaliteit van haar dienstverlening te waarborgen: 

o Customer Relationship Management (CRM) applicaties waarmee we informatie over onze huidige en potentiële klanten kunnen beheren en bewaren.

o Cloud computing platformen, waarvan we gebruikmaken om ons SaaS-platform te hosten en in het kader van het gebruikers- en toegangsbeheer voor ons SaaSplatform. o Oproep- en communicatiesystemen waarvan we gebruikmaken om relaties op te bouwen en gesprekken te starten met bestaande en potentiële klanten.

 

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een  verwerkersovereenkomst om de vertrouwelijkheid, alsook een passende beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. TCOFLEET blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.  • In voorkomend geval, overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

TCOFLEET neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

 

Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

TCOFLEET bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren in dit verband de volgende bewaartermijnen:

• Klantenbeheer: 5 jaar, te rekenen vanaf de beëindiging van de overeenkomst.

• Direct marketing: gegevens die worden verzameld voor direct marketing doeleinden worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar.

• Facturatiebeheer: 1 jaar, te rekenen vanaf de beëindiging van de overeenkomst.

• Technische logs worden maximaal 30 dagen bewaard.

 

Welke rechten heeft u?

In overeenstemming met de artikelen 13 tot en met 21 van de AVG heeft u het recht op informatie, inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdracht en bezwaar met betrekking tot uw persoonsgegevens.  

De uitoefening van uw rechten kan in voorkomend geval aan bijkomende voorwaarden worden onderworpen, zoals bepaald in de AVG. Wij behouden ons tevens het recht voor om bijkomende persoonsgegevens te verzamelen indien er in het kader van de uitoefening van uw rechten redelijke twijfel bestaat over uw identiteit.

TCOFLEET wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. Wij verzoeken u in dit geval evenwel om eerst contact met ons op te nemen, zodat we samen een passende oplossing kunnen vinden.

 

TCOFLEET, 3 mei 2023.