TCOFLEET BV, dont le siège social est Noorderlaan 133, 2030 Anvers, inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0717.968.462, RPR Anvers (ci-après « Tcofleet » ou « nous »), est responsable du traitement des données personnelles tel que décrit dans cette politique de confidentialité.

 

Cette politique de confidentialité vise à vous informer de manière transparente sur les données personnelles que TCOFLEET traite à votre sujet, conformément aux articles 13 et 14 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

 

TCOFLEET se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité. Vous pouvez toujours trouver la politique de confidentialité la plus récente sur le site Web de TCOFLEET. Vous trouverez la dernière date de changement ici.

Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 3 mai 2023.

 

Détails du contact

 

Vous pouvez contacter TCOFLEET via différents canaux :

• Via le site https://www.tcofleet.be

• Par e-mail via info@tcofleet.be

• Par courrier à l'adresse ci-dessus.

Vous pouvez contacter notre DPO via l'adresse e-mail privacy@tcofleet.be.

 

Données personnelles que nous traitons

 

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des données personnelles que nous traitons :

Lorsque vous visitez notre site Web, nous collectons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Votre adresse IP.

• Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d'activité et agent utilisateur de votre navigateur Web.

• Lorsque vous nous y autorisez, nous collectons également des données relatives à votre utilisation de notre site Web (comme, par exemple, les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site Web). Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons votre nom et votre adresse e-mail. Lorsque vous nous contactez via notre site Web, nous collectons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Vos nom et prénom, votre adresse e-mail, la raison sociale de votre entreprise ou de l'entreprise pour laquelle vous travaillez et votre adresse IP.

• Les données personnelles (par exemple, votre numéro de téléphone, l'adresse de votre bureau, etc.) fournies par vous dans la correspondance avec TCOFLEET.

 

Lorsque vous utilisez la plateforme TCOFLEET SaaS ou l'un de nos portails clients dans le cadre de votre prestation de service, nous collectons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Vos nom et prénom, votre adresse e-mail (nom d'utilisateur), votre mot de passe (crypté), votre adresse IP, votre langue préférée et, le cas échéant, votre fonction.

• Informations relatives à votre entreprise ou à l'entreprise pour laquelle vous travaillez : raison sociale, siège social ou adresse, numéro de TVA intracommunautaire, forme juridique, numéro(s) de compte(s) bancaire(s), prestataire de services financiers.

• Les données personnelles (par exemple, votre numéro de téléphone, l'adresse de votre bureau, etc.) fournies par vous dans la correspondance avec TCOFLEET.

 

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données personnelles. Nous n'avons pas l'intention de collecter des données personnelles sur les visiteurs du site Web de moins de 16 ans, sauf s'ils ont reçu le consentement parental.

 

Dans quel but traitons-nous les données personnelles

 

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Gestion de la clientèle

Pour vous fournir des informations lorsque vous en faites la demande et pour répondre à vos messages lorsque vous nous contactez.

 

Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits, par exemple au moyen d'une newsletter ou d'une brochure publicitaire. A cet égard, vous pouvez exercer votre droit d'opposition à tout moment. Nous facilitons l'exercice de votre droit d'opposition, par exemple au moyen d'un lien de désinscription bien visible à la fin d'un e-mail promotionnel.

Pour vous envoyer des informations sur l'évolution de nos produits et services.

Assurer la qualité de notre relation commerciale avec vous.

Dans le cadre de notre administration financière et pour vous fournir en tant que client une facture ou des détails de paiement et pour traiter votre paiement.

• Marketing direct Pour vous informer en tant que client potentiel sur nos produits et pour vous permettre de vous inscrire en tant que client.

Pour vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits, par exemple au moyen d'une newsletter numérique ou d'une brochure publicitaire. A cet égard, vous pouvez exercer votre droit d'opposition à tout moment. Nous facilitons l'exercice de votre droit d'opposition au moyen d'un lien de désinscription bien visible à la fin d'un e-mail promotionnel.

 

Quelle base juridique nous utilisons pour traiter vos données personnelles

Nous contrôlons toujours la licéité du traitement et ne traitons vos données personnelles que dans la mesure où au moins une des conditions suivantes est remplie :

• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un accord

 

Nous traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat. C'est le cas, par exemple, dans le cadre de la gestion des clients et de l'administration financière. C'est également le cas lorsque vous remplissez le formulaire de contact et nous souhaitons donc vous contacter pour un rendez-vous concernant l'un de nos produits.

• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de TCOFLEET

 

Nous traitons vos données personnelles lorsque cela est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes.

Pour l'envoi de courrier électronique aux clients existants ou aux abonnés dont nous avons obtenu les coordonnées électroniques dans le cadre de la vente d'un produit ou d'un service en soi, nous basons le traitement de vos données personnelles sur la possibilité de faire du marketing direct.

Dans le cadre de la facturation, de la gestion des débiteurs et des clients en général, nous nous appuyons, le cas échéant, sur la capacité de recouvrer les créances sans intervention judiciaire.

Dans ce cas, nous pesons toujours vos intérêts, vos droits fondamentaux et vos libertés fondamentales et nous nous abstenons de traiter vos données personnelles si vos intérêts prévalent.

• Le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle TCOFLEET est soumis

 

Dans certains cas, le traitement de vos données personnelles peut être nécessaire pour se conformer aux obligations légales, par exemple pour la facturation client ou dans le cadre de la prévention des fraudes.

• Vous autorisez TCOFLEET à traiter vos données personnelles

 

Dans certains cas, nous vous demandons l'autorisation de traiter des données personnelles avant d'envoyer un courrier électronique de marketing direct. Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez toujours le droit de retirer ce consentement facilement et gratuitement. Toutefois, cela n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.

 

Qui reçoit vos données personnelles ?

Dans le cadre de nos services et afin de pouvoir poursuivre les finalités ci-dessus, nous devons dans certains cas partager vos données personnelles avec les catégories de destinataires suivantes :

• Les employés de TCOFLEET qui ont besoin d'accéder à vos données personnelles et les fournisseurs de services tiers qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.

• Sous-traitants avec lesquels TCOFLEET coopère pour assurer la qualité de ses services :

o Les applications de gestion de la relation client (CRM) qui nous permettent de gérer et de stocker des informations sur nos clients actuels et potentiels.

o Les plateformes de cloud computing, que nous utilisons pour héberger notre plateforme SaaS et dans le cadre de la gestion des utilisateurs et des accès pour notre plateforme SaaS. o Les systèmes d'appel et de communication que nous utilisons pour établir des relations et initier des conversations avec des clients existants et potentiels.

 

Nous concluons un accord de traitement avec des entreprises qui traitent vos données en notre nom afin de garantir la confidentialité et la sécurité appropriée de vos données personnelles. TCOFLEET reste responsable de ces traitements. • Le cas échéant, les agences gouvernementales ou les autorités réglementaires conformément à nos obligations légales.

 

Sécurité des données personnelles

TCOFLEET prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

 

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles

TCOFLEET ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que strictement nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles vos données sont collectées. Nous utilisons les périodes de conservation suivantes à cet égard :

• Gestion de la clientèle : 5 ans à compter de la résiliation du contrat.

• Marketing direct : les données collectées à des fins de marketing direct sont conservées pendant une durée de 3 ans.

• Gestion de la facturation : 1 an à compter de la résiliation du contrat.

• Les journaux techniques sont conservés au maximum 30 jours.

 

Quels droits avez-vous ?

Conformément aux articles 13 à 21 du RGPD, vous disposez d'un droit d'information, d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition concernant vos données personnelles.

L'exercice de vos droits peut, le cas échéant, être soumis à des conditions supplémentaires, telles que prévues par le RGPD. Nous nous réservons également le droit de collecter des données personnelles supplémentaires en cas de doute raisonnable sur votre identité dans le cadre de l'exercice de vos droits.

TCOFLEET tient également à souligner que vous avez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Dans ce cas, nous vous demandons toutefois de nous contacter au préalable, afin que nous puissions trouver ensemble une solution adaptée.

 

TCOFLEET, 3 mai 2023.